Kalender & weitere Extras

Unser Greenlight ist kein Standard-Greenlight: Wir haben einige Funktionen ergänzt, die das Original nicht hat. Das größte Stück ist der Kalender - Termine planen, Leute einladen, Erinnerungen bekommen und das Ganze in Outlook oder Thunderbird einbinden. Der Kalender ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion, die separat erworben werden kann. Dazu kommen ein paar kleinere Extras, die am Ende dieser Seite vorgestellt werden.

Zusatzfunktion

Der Kalender ist nicht Teil des Standard-Pakets, sondern muss separat erworben werden. Erst danach kann ihn der Admin aktivieren (Einstellung „Kalender-Funktion" in der Administration). Solange er nicht freigeschaltet ist, fehlen Kalender-Symbol, Profil-Tab und „Termin planen"-Button komplett. Bei Interesse melde dich bei deinem Ansprechpartner oder über bbb.cloud.

Der Kalender

Du erreichst ihn über das Kalender-Symbol in der Navigationsleiste (nur angemeldet). Alternativ öffnet der Button Termin planen auf jeder Raumseite direkt das Terminformular mit dem Raum vorbelegt.

• Zwei Ansichten: Monat und Woche (Umschalter oben rechts), Navigation mit den Pfeilen und Heute
• Die Woche beginnt am Montag
• Der Kalender zeigt deine eigenen Termine plus alle Termine, deren Einladung du angenommen hast
• Das Raster ist komplett per Tastatur bedienbar (Pfeiltasten = Tag/Woche, Home/Ende = Wochenanfang/-ende)

Auf Raumkarten und Raumseiten erscheint außerdem „Nächster Termin: …" - der nächste anstehende Termin dieses Raums aus deinem Kalender.

Termin anlegen

Klick auf einen Tag (oder Termin planen am Raum) öffnet „Termin erstellen":

Feld	Details
Titel (Pflicht)	max. 200 Zeichen - landet auch im Betreff der Einladungs-Mails
Beschreibung	max. 5000 Zeichen
Beginn / Ende (Pflicht)	Das Ende springt beim Setzen des Beginns automatisch auf +1 Stunde, ist danach frei änderbar. Unter den Feldern steht deine erkannte Zeitzone (z. B. „Europe/Vienna")
Wiederholung	Keine Wiederholung, Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen oder Monatlich. Bei einer Wiederholung erscheint das Pflichtfeld Serienende am - Details im Abschnitt Serientermine
Verknüpfter Raum	Eigene oder mit dir geteilte Räume. Eingeladene erhalten den Beitrittslink zu diesem Raum
Erwartete Teilnehmer	Nur sichtbar bei verknüpftem Raum und passender Server-Konfiguration: reserviert Kapazität am Konferenzserver, damit eure Sitzung nicht verdrängt wird (1-1000)
Erinnerung	Keine, 5/15/30 Min., 1 Std., 2 Std. oder 1 Tag vorher - per E-Mail
Farbe	8 benannte Farben zur Unterscheidung im Kalender
Per E-Mail einladen / Nutzer einladen	Nur beim Anlegen direkt im Formular - später über die Detailansicht des Termins

Bearbeiten und Löschen kann nur, wer den Termin erstellt hat (Organisator:in). Eingeladene sehen den Termin nur lesend.

Serientermine

Ein Termin kann sich wiederholen: Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen oder Monatlich. Dafür im Terminformular unter Wiederholung das Muster wählen und unter Serienende am den letzten Tag der Serie angeben (Pflichtfeld, darf nicht vor dem Beginn liegen). Der Endtag zählt komplett - ein Abendtermin am Enddatum gehört noch zur Serie.

• Der Kalender zeigt jede Wiederholung der Serie; die Detailansicht kennzeichnet Serientermine mit dem Serien-Symbol und z. B. „Serie: Wöchentlich, bis 30. September 2026".
• Bearbeiten und Löschen betrifft immer die ganze Serie - der Lösch-Button heißt dann Serie löschen. Einzelne Wiederholungen ausfallen lassen oder verschieben geht (noch) nicht.
• Die Erinnerung kommt vor jeder Wiederholung der Serie.
• Eingeladene erhalten die Serie als Ganzes: Die Kalenderdatei in Einladungs- und Änderungs-Mails enthält die Wiederholungsregel, Outlook & Co. tragen also alle Termine der Serie ein. Auch Abo-Link und CalDAV liefern die komplette Serie.
• Die Serie behält ihre Uhrzeit über die Zeitumstellung hinweg - ein wöchentlicher 9-Uhr-Termin bleibt auch nach dem Wechsel von Sommer- auf Winterzeit um 9 Uhr.
• Eine monatliche Serie am 29., 30. oder 31. lässt Monate aus, die diesen Tag nicht haben.
• Serientermine können keine Kapazität reservieren: Wählst du eine Wiederholung, verschwindet das Feld „Erwartete Teilnehmer" (siehe Reservierungssystem).

Serien aus CalDAV-Programmen

Auch in Thunderbird & Co. angelegte Serien landen in Greenlight - solange das Muster täglich, wöchentlich oder monatlich ist (frei wählbares Intervall, mit Enddatum oder Anzahl). Komplexere Regeln wie „jeden Werktag" oder jährliche Wiederholungen werden nicht übernommen; der Termin bleibt dann einmalig, was der Client bei der nächsten Synchronisation auch so anzeigt. Eine per CalDAV angelegte Regel, die das Webformular nicht abbilden kann (z. B. alle 3 Wochen oder „endet nach 10 Terminen"), zeigt das Formular als „Eigene Regel (aus Kalender-App)" und lässt sie beim Speichern unverändert.

Leute einladen

Zwei Wege, beide auch nachträglich über die Termin-Detailansicht:

Greenlight-Nutzer:innen einladen (Button Nutzer einladen): Namen suchen (ab 3 Zeichen), einladen - die Person bekommt eine E-Mail und sieht auf ihrer Kalenderseite den Kasten „Offene Einladungen" mit Annehmen / Ablehnen. Erst nach Annahme erscheint der Termin in ihrem Kalender. Als Organisator:in siehst du im Dialog, wer noch nicht geantwortet hat, und kannst Einladungen zurückziehen oder Zugriff wieder entziehen.

Externe per E-Mail einladen (Button Per E-Mail einladen): Adressen komma-getrennt eintragen (max. 50 pro Vorgang). Jede Person bekommt eine E-Mail mit Kalenderdatei im Anhang - die trägt den Termin direkt in Outlook & Co. ein. Änderst oder löschst du den Termin später, gehen automatisch „Geändert: …"- bzw. „Abgesagt: …"-Mails mit aktualisierter Kalenderdatei an alle Eingeladenen.

hinweis

Pro Person und Stunde werden maximal 100 Kalender-Mails versendet (Einladungen und Änderungsmeldungen zusammen). Bei sehr großen Verteilern die Einladungen also etwas staffeln.

Erinnerungen

Die Erinnerungs-Mail („Erinnerung: …") geht an die Organisator:in und alle, die die Einladung angenommen haben. Der Versand läuft im Hintergrund im 5-Minuten-Takt - die Mail kommt also nicht sekundengenau, und sie kommt pro Termin genau einmal. Bei Serienterminen heißt das: einmal vor jeder Wiederholung.

Reservierungssystem (Kapazität sichern)

Zusätzlich zum Kalender gibt es ein Reservierungssystem, das für euer Greenlight aktiviert werden kann: Damit reserviert ein Termin verbindlich Kapazität am Konferenzserver - eure Sitzung wird also nicht von anderen, gleichzeitig laufenden Meetings verdrängt.

Ist das Reservierungssystem aktiv, erscheint im Terminformular das Feld Erwartete Teilnehmer, sobald du einen Raum verknüpfst:

1. Termin anlegen und einen Raum verknüpfen
2. Bei Erwartete Teilnehmer die geplante Personenzahl eintragen (max. 1000)
3. Speichern - die Termin-Detailansicht bestätigt: „Kapazität für n Teilnehmer reserviert."

Klappt die Reservierung nicht, wird der Termin trotzdem gespeichert, aber mit deutlichem Hinweis - z. B. „Die Kapazität für diese Sitzung konnte nicht reserviert werden." oder „Für diesen Tag ist mehr reserviert, als die Konferenzserver fassen." Dann lohnt es sich, auf einen anderen Zeitpunkt auszuweichen oder Kontakt mit uns aufzunehmen. Die Detailansicht zeigt jederzeit den aktuellen Reservierungsstatus.

hinweis

Das Reservierungssystem ist eine optionale Funktion, die für eure Instanz freigeschaltet sein muss. Fehlt das Feld „Erwartete Teilnehmer" trotz verknüpftem Raum, ist es bei euch nicht aktiviert (sprich uns bei Interesse an) - oder der Termin ist ein Serientermin: Eine Reservierung ist ein einzelner Zeitblock am Konferenzserver und kann keine Serie abdecken.

Termin exportieren

Jede Termin-Detailansicht bietet drei Export-Wege - für alle sichtbar, nicht nur für die Organisator:in:

• Kalenderdatei herunterladen → .ics-Datei zum Importieren in ein beliebiges Kalenderprogramm; bei Serienterminen steckt die komplette Serie drin
• Google Kalender → öffnet Google Calendar mit vorausgefülltem Termin (bei Serien nur der einzelne Termin, nicht die Serie)
• Outlook → dito für Outlook im Web

Das ist der schnelle Weg für einzelne Termine. Für den ganzen Kalender gibt es das Abo - siehe nächster Abschnitt.

Kalender in Outlook, Thunderbird & Co. einbinden

Alles dafür findest du im Profil → Tab „Kalender". Dort gibt es zwei getrennte Mechanismen:

	CalDAV-Zugriff	Kalender-Abo (Link)
Richtung	Lesen und Schreiben (Termine im Client anlegen/ändern)	Nur Lesen
Geeignet für	Thunderbird, Apple Kalender, GNOME Kalender, DAVx5 (Android)	Outlook, Outlook im Web, Google Kalender
Aktualisierung	Synchronisation durch den Client	Nur so oft, wie das Programm den Link abruft - bei Outlook können das mehrere Stunden sein
Inhalt	Nur eigene Termine	Eigene Termine plus angenommene Einladungen (wie die Weboberfläche)
Anmeldung	E-Mail-Adresse + einmalig angezeigtes Token	Geheimer Link

Token und Link werden nur EINMAL angezeigt

Sowohl das CalDAV-Token als auch der Abo-Link erscheinen nur ein einziges Mal - sofort kopieren! Geht etwas verloren: Widerrufen und neu erzeugen. Und: Behandle den Abo-Link wie ein Passwort - wer ihn hat, kann deinen Kalender lesen.

Thunderbird (CalDAV, mit Schreibzugriff)

1. In Greenlight: Profil → Kalender → CalDAV-Zugriff. Beim Feld Neues Token einen Namen vergeben (z. B. „Laptop Thunderbird") und auf Erzeugen klicken. Das Token sofort kopieren - es wird nur dieses eine Mal angezeigt. Notiere dir auch die Server-URL (https://<deine-greenlight-adresse>/caldav/) und den Benutzernamen (deine E-Mail-Adresse) - beide stehen direkt darüber zum Kopieren bereit.
2. In Thunderbird: Kalender-Ansicht öffnen → in der Kalenderliste links Neuer Kalender… (Rechtsklick oder das +) → Im Netzwerk → Weiter
3. Benutzername: deine E-Mail-Adresse, Adresse: die Server-URL aus Schritt 1 → Kalender suchen
4. Als Passwort das kopierte Token eingeben (nicht dein Greenlight-Passwort!) - optional mit dem Passwort-Manager speichern
5. Den gefundenen Kalender abonnieren - fertig

Termine, die du in Thunderbird anlegst oder verschiebst, landen in Greenlight - und Eingeladene werden bei Änderungen genauso benachrichtigt wie bei Änderungen im Web. Nicht über CalDAV änderbar sind Farbe, Raum-Verknüpfung und Teilnehmerzahl - das geht nur in der Weboberfläche.

tipp

Pro Gerät ein eigenes Token vergeben („Handy DAVx5", „Laptop Thunderbird" …) - dann kannst du bei Verlust eines Geräts gezielt nur dessen Token widerrufen. Unter Vorhandene Token siehst du jederzeit, wann jedes Token zuletzt verwendet wurde.

Outlook (Desktop-Programm)

Outlook unterstützt CalDAV von Haus aus nicht. Es gibt daher zwei Wege:

Weg A - Abo-Link (nur Lesen, ohne Zusatzsoftware):

1. In Greenlight: Profil → Kalender → Kalender-Abo → Abo-Link erzeugen und kopieren (URL endet auf .ics)
2. In Outlook: Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen… → Reiter „Internetkalender" → Neu…
3. Den kopierten Link einfügen → Hinzufügen → einen Namen vergeben → OK

Der Greenlight-Kalender erscheint als eigener Kalender neben deinem Postfach-Kalender. Outlook aktualisiert Internetkalender nur periodisch - Änderungen können mehrere Stunden brauchen.

Weg B - CalDAV mit Add-in (Lesen und Schreiben): Installiere das kostenlose Add-in Outlook CalDAV Synchronizer und richte darin ein Sync-Profil mit der Server-URL, deiner E-Mail-Adresse und einem CalDAV-Token ein (wie bei Thunderbird). Damit kannst du Termine auch aus Outlook heraus anlegen und ändern.

Outlook im Web (outlook.office.com)

1. In Greenlight: Profil → Kalender → Kalender-Abo → Abo-Link erzeugen und kopieren
2. In Outlook im Web: Kalender öffnen → Kalender hinzufügen → Aus dem Internet abonnieren
3. Den Link einfügen, einen Namen (und optional Farbe/Symbol) vergeben → Importieren

Auch hier gilt: nur Lesen, und Microsoft ruft den Link nur alle paar Stunden ab.

Google Kalender, Apple Kalender & Co.

• Google Kalender (Web): links bei „Weitere Kalender" auf + → Per URL → Abo-Link einfügen (nur Lesen)
• Apple Kalender / GNOME Kalender / DAVx5 (Android): unterstützen CalDAV direkt - Server-URL, E-Mail und Token wie bei Thunderbird verwenden (Lesen und Schreiben)

Grenzen & Stolperfallen

• Serientermine gelten immer als Ganzes: Bearbeiten und Löschen betrifft die komplette Serie, einzelne Wiederholungen lassen sich nicht ausnehmen oder verschieben. Und sie können keine Kapazität reservieren.
• Einladungen im Formular gibt es nur beim Anlegen; bei bestehenden Terminen führen die Buttons in der Detailansicht zum Ziel.
• Der Abo-Link zeigt Änderungen erst beim nächsten Abruf durch das Programm - bei Outlook mehrere Stunden Verzögerung. Wer es aktueller braucht, nimmt CalDAV.
• Maximal 10 CalDAV-Token und 10 Abo-Links pro Person - alte, ungenutzte einfach widerrufen.
• Über CalDAV sind nur eigene Termine sichtbar; angenommene Einladungen siehst du in der Weboberfläche und im Abo-Link.
• Wird der verknüpfte Raum gelöscht, bleibt der Termin bestehen - nur die Raum-Verknüpfung verschwindet.
• Termin-Löschen ist endgültig (kurze Rückfrage, kein Papierkorb) - Eingeladene bekommen automatisch die Absage-Mail.

Weitere TM-Extras im Überblick

• Dunkler Modus: Umschalter in der Navigationsleiste - und die Konferenz startet gleich im passenden Modus mit.
• E-Mail-Adresse selbst ändern: Im Profil, sofern vom Admin freigegeben. Die neue Adresse muss per Aktivierungs-Mail bestätigt werden.
• Servertyp pro Raum: Raumeinstellung (sofern freigegeben), mit der ein Raum auf einer bestimmten Sorte Konferenzserver startet („Erwünscht" oder „Notwendig").
• Reservierungssystem: reserviert Kapazität am Konferenzserver für geplante Termine - siehe Abschnitt „Reservierungssystem" oben.
• Barrierefreiheit: Sprunglink, vollständige Tastaturbedienung (auch im Kalender), benannte Farbauswahl, sichtbarer Fokusring im Dunkelmodus, länger stehende Benachrichtigungen - nach WCAG 2.2 AA ausgebaut.